Google Documenti – Lavorare su file condivisi senza account Google

Molto spesso, soprattutto in ambito scolastico, nasce la necessità che un gruppo di persone si trovi a dover elaborare un file di testo in maniera condivisa. E’ possibile utilizzare in questo caso la suite gratuita di Google mediante l’utilizzo dei tools Drive e Documenti.

Premessa: quando i partecipanti al gruppo di lavoro hanno tutti un account Google, risulta molto semplice e intuitivo condividere e modificare un file di testo usando Drive e Documenti. Quello che molti non sanno però è che Google consente, con una procedura leggermente più complessa, la modifica di un file condiviso all’ interno di un gruppo di lavoro anche da parte di chi non possiede un account Google a patto che il primo proprietario del file sia un utente di Google.

In questo articolo mostreremo allora i passaggi necessari a rendere editabile un file di testo condiviso con Google Drive anche da parte di chi non ha un account Google.

Supponiamo dunque di appartenere ad un team, magari di docenti, che ha la necessità di lavorare sullo stesso file di testo.

Il primo passo da seguire è accedere a Drive utilizzando il proprio account Google (fig.1)

Fig.1 Accesso a Drive

Se disponiamo già di un file Word da condividere possiamo caricarlo in Drive trascinandolo nell’area vuota o cliccando col tasto destro e scegliendo il comando ‘Carica file…’ (fig.2). In alternativa è possibile creare direttamente un nuovo file di Google Documenti.

Nota importante: nel caso in cui abbiamo caricato un file word, affinché  esso sia editabile deve essere dapprima convertito in un file di Google Documenti. La conversione è molto semplice, basta aprire il file word con Google Documenti ed automaticamente il sistema crea una copia del file in versione Google Documenti.

Attenzione dunque, il file da condividere deve essere necessariamente la versione Google Documenti, altrimenti non risulterà editabile.

Fig.2 Caricare il file da condividere

Per condividere il file basterà cliccare sul nome del file con il tasto destro e scegliere il comando ‘Condividi (fig.3).

Fig.3 Accedere al pannello per la condivisione.

Avremo in questo modo accesso al pannello di condivisione denominato ‘Condividi con altri utenti (fig.4). Prima di digitare gli indirizzi e-mail delle persone con le quali vogliamo condividere il file, clicchiamo su ‘Avanzate’ per accedere alle impostazioni avanzate di condivisione (fig.4).

Fig.4 Accesso alle proprietà di condivisione avanzate.

Le impostazioni di condivisione avanzate consentono di definire coloro i quali avranno accesso al documento e le azioni permesse alle persone con cui condivideremo lo stesso.

Il nostro obiettivo sarà di condividere il documento e consentirne la modifica anche a chi non è provvisto di un account Google.

A tal scopo la prima azione da compiere è modificare l’accesso al file da ‘Privato a pubblico mediante link condiviso. Per fare ciò basterà cliccare su ‘Cambia’ per accedere al pannello ‘Condivisione tramite link’ (fig.5).

Fig.5 Attivare la condivisione tramite link

Nel pannello ‘Condivisione tramite link’ scegliere ‘Attivo –Chiunque abbia il link’, ‘Accesso: Chiunque (non richiede l’accesso) può modificare’ e cliccare sul pulsante ‘Salva’ (fig.6). In questo modo avremo imposto che l’accesso al file avverrà mediante link e che chi possiede il link potrà modificare il file anche senza account Google.

Fig.6 Impostare le proprietà di condivisione tramite link

Per completare l’operazione di condivisione, non ci resta che digitare le e-mail, separate da punto e virgola, delle persone che desideriamo invitare alla modifica del file. Cliccando infine sul pulsante ‘Invia’ gli invitati riceveranno il link mediante il quale potranno accedere al file condiviso da modificare (fig.7)

Fig.7 Invio del link ai partecipanti.
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